»Home»Opdrachtgever»Een zzp-er inhuren

Wat komt er bij kijken als je een freelancer inhuurt?

Alle bedrijven doen het: ZZP’ers inhuren in plaats van mensen in dienst te nemen. Het kost wat meer, zo’n ‘flexibele kracht’, maar je kunt er zo weer van af als er even minder werk is.
ZZP’ers kunnen een uitstekende toevoeging vormen voor uw bedrijf. Ze zijn immers flexibel inzetbaar, zeer kundig en hebben veel ervaring op hun specifieke vakgebied. Omdat ze voor meerdere verschillende bedrijven hebben gewerkt, hebben ze vaak veel meer ervaring dan een gewone werknemer. Bovendien zijn ze vaak heel gedreven, omdat ze het beste uit zichzelf willen halen bij elke opdracht.

U kunt ZZP’ers inhuren voor projecten van een paar uur tot een paar maanden of zelfs jaren. Daarbij zit u aan veel minder regels gebonden dan bij het aannemen van vast personeel: u hoeft geen loonheffingen af te dragen, hoeft geen vakantiedagen of dertiende maand uit te betalen en zit niet vast aan een lastig ontslagrecht. In plaats daarvan spreekt u met de ZZP’er een overeenkomst af, waar alle details over de opdracht instaan.

Opdrachtovereenkomst

Zorg ervoor dat alle essentiële informatie op papier staat voordat de ZZP’er voor uw bedrijf begint te werken. Om problemen met de ambtenaren van de Belastingdienst te voorkomen kunt u dit papier beter geen ‘contract’ noemen, want dan denken zij dat het om een arbeidscontract gaat. Noem het daarom liever een ‘opdrachtovereenkomst’. Zet er ook een zin in als: “Partijen beogen met de overeenkomst geen arbeidsovereenkomst af te sluiten, maar een overeenkomst van opdracht”.

Beschrijf in die overeenkomst zaken als:

  • Opdrachtomschrijving: welke werkzaamheden gaat de ZZP’er verrichten? Wat is het eindresultaat van zijn werk?
  • Afsluiting: Wanneer moet het werk af zijn?
  • Tarief: dit kan een uurtarief zijn of een totaaltarief voor de gehele opdracht. Maak duidelijk of dit de prijs is met of zonder btw.

Overdrijf echter niet in het vastleggen van de gang van zaken van de ZZP’er, want een van zijn belangrijkste kenmerken is zijn vrijheid. Het gaat erom dat het eindresultaat van de opdracht wordt behaald, hoe de ZZP’er dat in de praktijk invult is aan hem. De werkzaamheden moeten naar eigen inzicht en zonder toezicht van de opdrachtgever kunnen worden gedaan. Leg daarom niets vast over een gezagsverhouding (behalve dan dat die er niet is). Leg ook niet vast waar en wanneer de ZZP’er zijn werk doet, tenzij de locatie en werktijden van belang zijn voor de opdracht.

Opdrachtovereenkomst opstellen

MASJO kan u helpen aan een voorbeeld van een opdracht overeenkomst. Deze overeenkomst wordt vormgegeven als een overeenkomst van opdracht. Hierdoor kan voorkomen worden dat De Belastingdienst of het UWV de overeenkomst ziet als een arbeidsovereenkomst met alle gevolgen van dien!

VAR-verklaring

Houd bij het inhuren van ZZP’ers rekening met de fiscus. Niet iedereen die zich zelfstandig ondernemer noemt, is er namelijk ook een voor de Belastingdienst. Daarom is het, zeker bij langere klussen, verstandig om een VAR-verklaring te vragen. Dat is een verklaring die de fiscus afgeeft over de werkrelatie van de ZZP’er. U moet een kopie van deze verklaring en van het paspoort van de ZZP’er in uw administratie bewaren.

Er bestaan vier soorten VAR, en u moet alleen genoegen nemen met een VAR-winst uit onderneming of een VAR-dga (directeur-grootaandeelhouder van een BV). De VAR-resultaat uit overige werkzaamheden en VAR-loon bieden u geen garantie over de zelfstandigheid van de ZZP’er. U loopt dan het risico dat u achteraf alsnog loonheffingen moet afdragen. Dan wordt het uitbetaalde ‘salaris’ gebruteerd, wat een behoorlijk duur grapje kan worden.

Let er ook op dat de VAR aansluit bij de werkzaamheden die de zelfstandige voor u gaat verrichten. Voor elke soort bezigheid moet namelijk een aparte VAR-verklaring worden aangevraagd. Als een loodgieter gaat metselen, is zijn ‘loodgieters-VAR’ op dat moment dus niet van toepassing.

Heeft degene die u in wilt huren een VAR-resultaat of helemaal geen VAR, maar wilt u hem of haar toch graag inhuren (maar niet in dienst nemen), dan kunt u een payrollbureau inschakelen. Dan komt de ZZP’er in dienst van die tussenpartij, en verzorgt die de afdracht van loonheffingen. Daarmee voorkomt u dat u achteraf wordt aangeslagen.

Administratie

Als u een ZZP’er inhuurt, betaalt u geen loon. In plaats daarvan krijgt u na afloop van (of gedurende) de werkzaamheden een factuur. Daar zal ook een percentage (meestal 19%) aan btw op staan. Deze door u betaalde btw krijgt u bij de aangifte omzetbelasting terug (of wordt verrekend met de btw die u hebt gekregen van uw klanten). Het factuurbedrag zonder btw kunt u van uw inkomstenbelasting aftrekken als zakelijke kosten.

Zorg ervoor dat u de opdrachtovereenkomst bewaart in uw administratie, samen met een kopie van de VAR-verklaring en van het identiteitsbewijs van de ZZP’er. Deze moet u zeven jaar bewaren.

Een deskundig oog

Een ZZP’er kan fungeren als een nieuwe motor in uw bedrijf: hij ziet – met zijn deskundigheid – precies wat er allemaal beter of sneller kan. Het is voor u slim om die expertise te gebruiken om uw bedrijf op een hoger plan te tillen. U kunt hem daarom vragen om tussen de bedrijven door aantekeningen te maken over wat hem allemaal opvalt in uw bedrijf. Zorg wel dat hierbij de hoofdopdracht niet in het gedrang komt

});